Probleemanalyse (les 6)

probleemanalyse Vaak zoeken we antwoorden op de verkeerde vragen. Meestal hebben we het eigenlijke probleem dan slecht of onhandig geformuleerd. Het herformuleren en analyseren van het probleem levert verrassende resultaten op. Het is zonde van uw tijd om alle energie in te zetten voor het oplossen van een probleem als dit niet goed is geformuleerd. Een probleem is half opgelost, als het goed is geformuleerd.

Goede probleemstelling ?

Er is sprake van een probleem als de actuele en de gewenste situatie niet met elkaar overeenkomen. Niet alle problemen zijn geschikt voor een brainstorm. Door aan een geschikte probleemstelling te werken, zet u uw energie goed in. Geschikt voor een brainstorm zijn:

Problemen waarvoor nog geen (adequate) oplossingen zijn.
Vastgeroeste oplossingen waarbij een patroon moet worden doorbroken.
Problemen waarbij de oorzaak irrelevant is (bij een lekke band in de woestijn helpt de oorzaak niet om het probleem op te lossen).
Problemen waarvoor (veel) alternatieven zijn te bedenken.

Resultaten goede probleemstelling
- Geeft een afbakening.
- Bevat een indicatie van de benodigde kennis.
- Geeft de relatie aan tussen wat er al is en wat er wordt gezocht.
- Geeft richting en focus.

4 B's probleemeigenaar
probleemstelling forumuleren Geen brainstorm zonder probleemeigenaar. Zonder probleemeigenaar dreigt een brainstorm een vrijblijvende sessie te worden. Een goede probleemeigenaar voldoet aan de volgende 4 B's:
- Betrokken
- Bevoegd
- Bereid
- Bekwaam
Voldoet de probleemeigenaar niet aan deze 4 B's wacht dan even tot de echte probleemeigenaar opstaat.

Probleemstelling formuleren

Het doel van de eerste stap van het creatieve proces is om het probleem zo scherp mogelijke te formuleren. Dit doe je door het probleem op verschillende manieren te herformuleren. Een goede stelling bestaat uit één zin en is actief geformuleerd, bijvoorbeeld als hoe-vraag of 'Bedenk ..'. Het verschil tussen deze twee zit in de focus van de probleemstelling:

Hoe-vraag: focus ligt op manier waarop doel moet worden bereikt.
Bedenk .. : eindresultaat als focus.

Een goede stelling bevat verder een probleemeigenaar, werkwoord en doelgebied.

Hulpvragen bij opstellen probleemstelling
- Uit welke onderdelen bestaat het probleem ?
- Wat is de geschiedenis van het probleem ?
- Welke verschillende categorieën zijn er in het probleem aan te brengen ?
- Wat is het belang van het probleem ? So what ?
- Onderwerp : Wat wilt u onderzoeken ?
- Vraag : Wat wil ik weten ?
- Doel : Teneinde ..

Oefening: vergelijk probleemstellingen (antwoord)

Uw organisatie is in moeilijkheden gekomen door de (krediet)crisis. Vergelijk onderstaande probleemstellingen.

De focus bij probleemstellingen 1 en 2 ligt op de problemen. 3 en 4 leggen het accent op kansen. Kansen geven meer creatieve energie dan problemen.

1) Hoe voorkomen we gedwongen ontslagen binnen de organisatie ? Deze probleemstelling biedt weinig ruimte voor oplossingen.

2) Hoe bezuinigen we op onze kosten ? Deze probleemstelling bevat geen ambitie.

3) Hoe werven we binnen een half jaar minimaal 3 nieuwe klanten ? Deze probleemstelling is wel uitdagend, maar 'we' is concreter te benoemen.

4) Bedenk nieuwe product-markt-combinaties voor de organisatie ? Deze probleemstelling is oplossingsgericht.

Probleemstellingen aanscherpen

Er zijn verschillende technieken om een probleemstelling te herformuleren en verder aan te scherpen:

5W : Wie, wat, waar, wanneer en waarom zijn handige hulpvragen om inzicht in het onderwerp te krijgen.
4x waarom : De belangrijkste vraag is waarom. Door 4x waarom te vragen komt u tot de kern van het probleem.
Socratische methode : De Griekse filosoof Socrates heeft ruim tweeduizend jaar geleden al laten zien wat de belangrijkste stap voor het vinden van een oplossing voor een probleem is: het stellen van de juiste vragen. Meer over de Socrates methode »
Feiten : Omdat tijd schaars is moet een brainstorm gericht worden ingezet. Als het probleem niet belangrijk en urgent is werkt u aan het verkeerde probleem. Een onderdeel van de probleemanalyse is daarom het verzamelen van feiten. Als u de feiten niet kent, bent u aan het speculeren.
Denkhoeden : De denkhoeden maken het gemakkelijker om te schakelen tussen verschillende manieren van denken. Meer over denkhoeden »
Abstractieladder : Een volgende stap is het vinden van het juiste abstractieniveau. Een formulering hoger op de abstractieladder levert meestal meer ideeën op, maar als de probleemstelling te breed is omschreven dan komt u om in de ideeën. Het is de kunst een juiste balans te vinden.
Ambitie : Probeer tot slot de probleemstelling ambitieus te maken. In plaats van 'Hoe kunnen wij bezuinigen op onze kosten ?' kunt u ook vragen 'Hoe kunnen wij de kosten halveren bij een dubbele omzet ?'