Veranderingsproces in 3 weken bij EVD
De reorganisatie en verhuizing van de Economische Voorlichtings Dienst (EVD) is door de leiding van de EVD-divisie Informatie aangegrepen voor een verandering. Symbio6 is gevraagd dit veranderingsproces te begeleiden. De doelstelling was de 50 landenmedewerkers te betrekken bij de verandering en hun kennis te benutten. Binnen 3 weken, voor de verhuizing, moest het project worden afgerond.
Werkwijze
Niet alleen de vijf verandervragen maar ook de doorlooptijd was uitdagend. Daarom koos de EVD voor een snelkookpan achtige aanpak van Symbio6. Het management heeft doelbewust niet meegedaan. Symbio6 zorgde voor de begeleiding van de groepen.
Tijdens een startbijeenkomst konden de EVD'ers hun voorkeur voor een van de verandervragen aangeven. Vervolgens zijn vijf projectgroepen met de verandervragen aan de slag gegaan.
De eerste bijeenkomst van 3 uur stond in het teken van de probleemanalyse en het genereren van ideeën. Tijdens de tweede bijeenkomst van 2 uur vond de selectie van ideeën plaats. De concepten die de groep het meest aanspraken zijn vervolgens in subgroepjes nader uitgewerkt. Tijdens een afsluitende bijeenkomst zijn de resultaten- veelal op ludieke wijze - aan alle collega's gepresenteerd.
Oplossingen
Samen hebben de EVD'ers meer dan 1.000 ideeën bedacht. Er werden uiteindelijk 50 ideeën geselecteerd voor het actieplan. Veel ideeën gingen over het verbeteren van de bestaande dienstverlening. Interessant waren de ideeën die enkele EVD'ers al toepassen maar die breder kunnen worden ingevoerd. Op veel manieren kwam het onderwerp 'meer focus' terug. Bijvoorbeeld door meer nee te verkopen en drempels voor het beantwoorden van vragen op te werpen.
Resultaten
Een doorlooptijd van 3 weken bleek goed haalbaar. De sfeer onder de medewerkers was bijzonder goed. Er had veel gelachen en men was trots op het eindresultaat.
Het belang van open communiceren kwam goed naar voren. Vaak betrof het ideeën waar medewerkers al mee rondliepen. Deze ideeën zijn nu echter bespreekbaar gemaakt en kwamen gebundeld op tafel. Zorgen waren er ook. Dit betrof vooral de angst dat veel goede ideeën in de la zouden belanden. De uitdaging voor het management is dit te voorkomen. Een eerste stap heeft het managementteam al gezet door toe te zeggen het idee 'het managementteam terug op de werkvloer' ook daadwerkelijk uit te voeren.
Arnold Jonk, lid van het directieteam van de EVD over het project: "Ik was vooraf niet bang voor de ideeën van de medewerkers, wel maakte ik me zorgen over de kwaliteit van het proces. We verwachtten veel van de inbreng van de externe begeleiding. Misschien wel teveel ? Zowel een goed proces voeren, als de nodige creatieve inbreng. Uiteindelijk werden onze verwachtingen overtroffen. Alle medewerkers waren zeer enthousiast over de begeleiding van Symbio6. Verder kwam er meer uit dan we vooraf hoopten en procesmatig is er ook niks verkeerd gegaan. Dit hadden we zelf niet kunnen doen."